Jakich błędów musisz unikać w umowie spółki z o.o.

Większość umów spółek z o.o. powstaje w atmosferze biznesowego entuzjazmu. Wspólnicy mają wspólny cel, podobną wizję rozwoju i przekonanie, że „przecież dogadamy się na bieżąco". To właśnie wtedy najczęściej pojawia się pokusa, aby ograniczyć treść umowy do minimum wymaganego przez Kodeks spółek handlowych albo oprzeć się na standardowym wzorze przygotowanym przy rejestracji spółki w S24. Problem polega na tym, że dobrze skonstruowana umowa spółki nie jest dokumentem na czas prosperity. Jej prawdziwa wartość ujawnia się dopiero wtedy, gdy wspólnicy przestają mieć wspólny interes.

Brak mechanizmów, czyli kiedy spółka przestaje podejmować decyzje

W praktyce obsługi sporów korporacyjnych bardzo często okazuje się, że źródłem problemu nie jest sam konflikt, ale brak mechanizmów pozwalających nim zarządzić. Umowa spółki, która miała być fundamentem bezpieczeństwa organizacyjnego, staje się wówczas dokumentem pełnym luk, niedopowiedzeń i kosztownych uproszczeń.

Co istotne, wielu przedsiębiorców zakłada, że kwestie sporne „ureguluje KSH". Tymczasem przepisy kodeksowe zawierają jedynie podstawowy szkielet funkcjonowania spółki. Nie rozwiązują natomiast problemów typowych dla konfliktów właścicielskich: blokowania decyzji, wyjścia wspólnika ze spółki, konkurencji prowadzonej „obok" biznesu czy nierównowagi wpływów korporacyjnych.

Jednym z najczęstszych problemów w spółkach tworzonych przez dwóch wspólników posiadających po 50% udziałów jest tzw. deadlock, czyli trwały impas decyzyjny.

Na początku taki model wydaje się uczciwy i partnerski. W praktyce jednak równość udziałów bardzo często oznacza równość prawa weta. Jeżeli wspólnicy tracą zdolność współpracy, spółka zaczyna funkcjonować w stanie organizacyjnego paraliżu.

Problem staje się szczególnie widoczny przy:

• powoływaniu lub odwoływaniu członków zarządu,
• zatwierdzaniu sprawozdań finansowych,
• decyzjach inwestycyjnych,
• podziale zysku,
• sprzedaży przedsiębiorstwa lub jego części.

KSH nie zawiera uniwersalnego mechanizmu rozwiązywania takich sporów. Oczywiście możliwe pozostaje skierowanie sprawy do sądu, dochodzenie rozwiązania spółki czy próby wyłączenia wspólnika, ale są to rozwiązania kosztowne, długotrwałe i zwykle destrukcyjne biznesowo.

Wielu wspólników (zwłaszcza w dużych spółkach czy spółkach z zewnętrznym inwestorem) decyduje się na rozbudowane klauzule wyjścia czy inne tzw. "deadlock clauses", Co ciekawe, wielu przedsiębiorców uważa takie rozwiązania za „zbyt agresywne" na etapie zakładania spółki. Zwykle do momentu pierwszego poważnego sporu. Wtedy okazuje się, że brak procedury wyjścia z impasu jest znacznie bardziej agresywny niż sama klauzula deadlock.

Wyjście wspólnika ze spółki – problem, którego umowa często nie przewiduje

Drugim klasycznym błędem jest całkowity brak zasad dotyczących wyjścia wspólnika ze spółki.

W praktyce wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że udziały w spółce z o.o. można sprzedać równie łatwo jak akcje. Tymczasem realia są znacznie bardziej skomplikowane. Umowa spółki może ograniczać zbycie udziałów, pozostali wspólnicy nie zawsze są zainteresowani odkupem, a znalezienie inwestora zewnętrznego do konfliktowej spółki zwykle graniczy z cudem.

W efekcie wspólnik pozostaje „uwięziony" w strukturze korporacyjnej, której nie chce już współtworzyć, ale z której nie potrafi wyjść w racjonalny sposób.

Dobrze skonstruowana umowa spółki powinna więc przewidywać przynajmniej podstawowe mechanizmy:

• prawo pierwszeństwa,
• procedurę wyceny udziałów,
• zasady przymusowego odkupu,
• warunki wyjścia inwestora,
• konsekwencje naruszenia obowiązków wspólnika.

Szczególnie problematyczne są sytuacje, w których wspólnik aktywnie uczestniczący w działalności operacyjnej nagle przestaje angażować się w spółkę, ale nadal blokuje decyzje lub oczekuje dywidendy. Bez odpowiednich postanowień umownych pozostali wspólnicy często mają bardzo ograniczone instrumenty działania.

W praktyce konflikt właścicielski rzadko zaczyna się od spektakularnego sporu. Znacznie częściej zaczyna się od biernego wspólnika, który „na chwilę" przestaje odbierać telefon.

Zakaz konkurencji – czyli biznes prowadzony „obok"

Wielu przedsiębiorców zakłada, że sam status wspólnika automatycznie wyklucza prowadzenie działalności konkurencyjnej. Tymczasem rzeczywistość prawna wygląda inaczej.

Kodeks spółek handlowych przewiduje zakaz konkurencji wobec członków zarządu (art. 211 KSH), ale nie wobec samych wspólników. Oznacza to, że wspólnik niepełniący funkcji zarządczej może – co do zasady – prowadzić działalność konkurencyjną, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej.

Dla wielu firm odkrycie tego faktu następuje zdecydowanie za późno.

W praktyce spory bardzo często dotyczą sytuacji, w których jeden ze wspólników:

• przenosi klientów do nowego podmiotu,
• buduje konkurencyjny biznes równolegle do spółki,
• wykorzystuje know-how lub relacje handlowe,
• przejmuje pracowników albo kontrakty.

Oczywiście część takich działań może naruszać przepisy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji czy obowiązki lojalnościowe, jednak brak odpowiednich zapisów umownych znacząco utrudnia późniejsze dochodzenie roszczeń.

Uprzywilejowanie udziałów – źródło konfliktu, którego nikt nie przewidział

Kolejnym problemem są źle zaprojektowane mechanizmy uprzywilejowania udziałów.

Samo uprzywilejowanie jest oczywiście dopuszczalne i często uzasadnione biznesowo. Problem pojawia się wtedy, gdy wspólnicy nie analizują długoterminowych skutków przyznania określonych praw. Dotyczy to zwłaszcza: uprzywilejowania głosowego, szczególnych uprawnień osobistych, preferencji dywidendowych czy prawa powoływania członków organów.

Na etapie tworzenia spółki takie rozwiązania bywają postrzegane jako techniczny detal. Po kilku latach potrafią jednak całkowicie zaburzyć równowagę korporacyjną.

Klasycznym przykładem jest sytuacja, w której jeden ze wspólników posiada mniejszościowy pakiet udziałów, ale dzięki uprzywilejowaniu zachowuje pełną kontrolę nad zarządem lub kluczowymi decyzjami spółki. W okresie dobrej współpracy problem pozostaje niewidoczny. W momencie konfliktu mechanizm zaczyna działać jak korporacyjny „bezpiecznik jednostronny".

Co więcej, wielu przedsiębiorców nie bierze pod uwagę, że część uprawnień osobistych może wygasać dopiero po zmianie umowy spółki, a więc wymagać zgody tych samych osób, których pozycję miały ograniczać.

W efekcie źle zaprojektowane uprzywilejowanie bardzo często prowadzi do trwałego zablokowania możliwości restrukturyzacji właścicielskiej.

Umowa spółki nie powinna być minimalistyczna

W praktyce biznesowej nadal funkcjonuje przekonanie, że „im krótsza umowa spółki, tym lepiej". Często wynika to z chęci uproszczenia procesu rejestracji albo ograniczenia kosztów na początku działalności.

To pozorna oszczędność.

Dobrze przygotowana umowa spółki nie ma imponować objętością ani komplikować codziennego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Powinna natomiast przewidywać scenariusze, o których wspólnicy zwykle nie chcą rozmawiać na etapie zakładania biznesu.

W praktyce właśnie te „niewygodne" kwestie okazują się później najdroższe:

• wyjście wspólnika,
• utrata zaufania,
• blokowanie decyzji,
• sprzedaż udziałów,
• śmierć wspólnika,
• konkurencja wewnętrzna.

Dlatego coraz więcej przedsiębiorców traktuje umowę spółki nie jako formalność rejestrową, ale jako element strategicznego zabezpieczenia biznesu.

W przypadku bardziej rozbudowanych struktur warto również rozważyć równoległe przygotowanie dodatkowych dokumentów korporacyjnych – takich jak umowa wspólników (shareholders agreement), regulamin zarządu czy procedury compliance. Takie rozwiązania pozwalają oddzielić kwestie organizacyjne od samej treści umowy spółki i zwiększają elastyczność zarządzania.

Podsumowanie

Dobrze skonstruowana dokumentacja korporacyjna nie eliminuje ryzyka konfliktu, ale pozwala znacząco ograniczyć jego skutki – zarówno organizacyjne, jak i finansowe. W wielu przypadkach odpowiednio przygotowane postanowienia umowne decydują o tym, czy spółka przetrwa kryzys właścicielski, czy stanie się przedmiotem wieloletniego sporu.

Jeżeli chcesz zweryfikować, czy umowa Twojej spółki rzeczywiście zabezpiecza interesy wspólników i odpowiada aktualnym potrzebom biznesu, warto przeprowadzić jej analizę jeszcze zanim pojawi się konflikt. Bezpłatny audyt prawny dla przedsiębiorców – Kancelaria Legato